Pytania i odpowiedzi

1. Do tej pory nasza firma nie realizowała odbioru paliw z Baz Paliw PERN. Czy musimy spełnić jakieś formalności przed pierwszym odbiorem?

Tak, każdy Kierowca i Pojazd wymaga rejestracji w systemie informatycznym PERN na zasadach określonych w „Regulaminie samoobsługowego odbioru paliw …” Rejestracja jest jednorazowa i skutkuje wydaniem lub zarejestrowaniem posiadanej Karty kierowcy i Karty pojazdu, które umożliwiają logowanie w systemie spedycyjnym. Rejestracja wiąże się ze złożeniem stosownych Wniosków wraz z załącznikami.

2. Gdzie znajdziemy szczegółowe informacje jak wypełnić wnioski oraz jakie dodatkowe formalności należy spełnić, aby realizować odbiór paliw z Baz Paliw PERN?

Szczegółowe informacje dot. odbioru paliw z Baz Paliw PERN znajdują się w „Regulaminie samoobsługowego odbioru paliw z Baz Paliw PERN S.A. przy wykorzystaniu kart zbliżeniowych”, który umieszczony jest na stronie Internetowej PERN pod adresem: https://pern.pl/cdok/dokumenty-i-instrukcje/.
W przypadku dodatkowych informacji należy kontaktować się z pracownikami Centralnego Działu Obsługi Kierowcy w Rejowcu. Dane teleadresowe CDOK znajdują się w zakładce “Kontakt”.

3. Kto powinien wnioskować o rejestrację Kierowcy / Pojazdu w systemie informatycznym PERN?

Podmiotem uprawnionym do składnia Wniosków jest firma zatrudniająca kierowcę i świadcząca usługi związane z przewozem paliw.

4. Jak długo trwa rejestracja Kierowcy / Pojazdu w systemie informatycznym PERN?

Standardowo formalności związane z rejestracją Kierowcy, Pojazdu i wydaniem / przypisaniem Kart trwają 3 dni od daty wpłynięcia Wniosków do CDOK. W przypadku wnioskowania o wydanie nowych Kart należy doliczyć czas dostarczenia Kart do Przewoźnika.

5. Do tej pory obiory z paliw realizowaliśmy z terminali należących do PKN ORLEN lub GUPY LOTOS. Czy musimy składać do PERN oddzielne wnioski, skoro jesteśmy zarejestrowaniu w PPKN ORLEN lub GRUPIE LOTOS i posiadamy już Karty?

Tak, każdy Kierowca i Pojazd, który do tej pory nie był zgłoszony w PERN musi przejść standardową procedurę rejestracji. Karty Kierowcy i Karty pojazdu wydane przez PKN ORLEN lub GRUPĘ LOTOS mogą zostać przypisane do systemu informatycznego PERN. Procedura przypisania kart została szczegółowo opisana w Regulaminie. Rejestracji podlega tylko jeden komplet kart.

6. Czy karty wydane przez PERN będą działać na terminalach PKN ORLEN lub GRUPY LOTOS?

Karty wydawane przez PERN można wykorzystywać jedynie w Bazach Paliw należących do PERN.

7. Czy wnioski o rejestrację Kierowcy / Pojazdu możemy wysłać mailem?

Tak. Wnioski o rejestrację Kierowcy / Pojazdu z załącznikami należy wysłać wraz z załącznikami mailem na adres rejestracjaCDOK@pern.pl. Ważne, aby mail był wysłany z adresu e-mail wskazanego we Wniosku. Wymagane jest przesłanie do CDOK w oryginale (za pośrednictwem poczty lub kuriera) tylko samego Wniosku zgłoszeniowego i  upoważnienia osoby działającej w imieniu przewoźnika. Wnioski składane celem aktualizacji danych, jeżeli Kierowca lub pojazd był już zarejestrowany w CDOK, a zmianie ulegają jedynie niektóre dane, należy wysłać tylko w formie elektronicznej. Wnioski muszą być podpisane przez osobę upoważnioną ze strony Przewoźnika.

8. Jeżeli aktualizacja danych Kierowcy / Pojazdu dotyczy jednego z dokumentów, który był składany podczas rejestracji Kierowcy / Pojazdu, czy jest konieczne przesyłanie aktualnego dokumentu do CDOK?

Tak, mimo wyszczególnienia zaktualizowanych danych we Wniosku, koniecznie jest dosłanie aktualnych dokumentów np. prawo jazdy, zaświadczenie TDT.

9. Jaki jest koszt wydania Kart podczas procesu rejestracji?

Pierwszy komplet Kart wydawany jest bezpłatnie. Opłata za wydanie Katy występuje jedynie w przypadku zgubienia lub zniszczenia Karty.

10. Czy istnieje możliwość przesłania tymczasowego PINu do Karty Kierowcy inna droga niż list?

Tak, zaznaczając właściwą opcję na Wniosku o zgłoszenie Kierowcy możliwe jest wysłanie kodu PIN na numer telefonu komórkowego.

11. Czy Kierowca może samodzielnie określić PIN do Karty Kierowcy?

Tak, standardową procedurą jest zmiana tymczasowego kodu PIN wysłanego do Kierowcy (poczta, SMS) podczas pierwszego logowania w kiosku multimedialnym.

12. Czy powinniśmy dokonać formalności związanych z wyrejestrowaniem Kierowcy w systemie informatycznym PERN, gdy kierowca nie jest już naszym pracownikiem?

Tak, w przypadku zakończenia współpracy z Kierowcą, Przewoźnik zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić do CDOK wyrejestrowanie Kierowcy oraz zablokowanie Karty Kierowcy. Zgłoszenia należy dokonać na formularzu Wniosku. Zgłoszenie wyrejestrowania jest bardzo istotne z punktu widzenia odpowiedzialności prawnej, ponieważ do czasu wyrejestrowania, Przewoźnik ponosi odpowiedzialność za rzeczywiste i udokumentowane szkody wyrządzone przez Kierowcę podczas procesu odbioru paliw z Baz Paliw PERN.

13. Czy Karta kierowcy / Karta pojazdu musi być zdana w momencie wyrejestrowania Kierowcy / Pojazdu z systemu informatycznego PERN?

W przypadku wyrejestrowania Kierowcy lub Pojazdu nie jest wymagany zwrot Karty do CDOK. Karta może zostać wykorzystana w momencie ponownej rejestracji Kierowcy / Pojazdu.

14. W jaki sposób należy wypełnić pola dotyczące pojemności komór Pojazdu, które znajdują się na Wniosku o zgłoszenie pojazdu?

Pojemności poszczególnych komór Pojazdu należy wypełnić następująco:

a) pojemność maksymalna – to pojemność komory określona w „Protokole z badania urządzenia transportowego do przewozu towarów niebezpiecznych” (tzw. paszport pojazdu),

b) pojemność domyślna – to pojemność, która może być przypisana do komory i stanowi maksymalnie 96% pojemności maksymalnej; pojemność domyślna to najczęściej pojemność, którą Kierowca zwykle dysponuje do komory.

Przykład:
Pojemność maksymalna z protokołu: 6 000 litrów.
Pojemność domyślna: maksymalnie 5 760 litrów. Z uwagi na to, że do komory Kierowca zwyczajowo dysponuje 5 700 litrów to taka ilość powinna być podana we wniosku. Będzie ona podpowiadana Kierowcy w Kiosku multimedialnym. Kierowca zawsze może pokazaną na kiosku ilość zmienić – do granicy 5 760 litrów.

15. Na czym polega funkcjonalność informowania Przewoźnika o wjeździe lub wyjeździe Kierowcy z Baz Paliw? W jaki sposób możemy zamówić taką usługę?

System informatyczny PERN posiada funkcjonalność wysyłania wiadomości tekstowych potwierdzających użycie Karty kierowcy w Kiosku multimedialnym, informując w ten sposób Przewoźnika o wjeździe i/lub wyjeździe Kierowcy z terenu Bazy Paliw PERN. Wiadomości  są wysyłane na adres e-mail i/lub numer telefonu komórkowego Przewoźnika podany we Wniosku. Aktywacja usługi wymaga zaznaczenia właściwej opcji na Wniosku o zgłoszenie kierowcy. W przypadku wyboru opcji wysyłania wiadomości SMS Przewoźnik będzie otrzymywał tylko informacje o wjeździe kierowcy na teren Bazy Paliw PERN.

16. Czy kierowcy jeżdżący do tej pory na Bazach bez samoobsługi (magazynowych) nie obsługiwanych przez Centralny Dział Obsługi Kierowcy muszą dokonać rejestracji w systemie PERN?

Tak. Przewoźnik powinien zgłosić wszystkich swoich Kierowców i wszystkie swoje Pojazdy do CDOK w celu rejestracji w systemie PERN. Każdy zarejestrowany Kierowca i Pojazd otrzyma kartę która na bazach bez samoobsługi będzie służyła do identyfikacji Kierowcy i Pojazdu przez pracownika bazy.

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!

Administratorem danych osobowych jest PERN S.A. z siedzibą w Płocku, ul. Wyszogrodzka 133, 09-410 Płock.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pisemnie na adres PERN S.A., ul. Wyszogrodzka  133, 09-410 Płock.

Ponadto, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych, w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych, możliwy jest  poprzez e-mail iod@pern.pl